Če ne najdete odgovora na Vaše vprašanje o programu ali delu informacijske pisarne, nas kontaktirajte na info@ezd.si ali nas pokličite na 01/ 430 47 47.

Svetujemo Vam, da preberete tudi pogosto zastavljena vprašanja na straneh Izvajalske agencije.


Vprašanja, ki se nanašajo na izpolnjevanje prijavnice in postopek prijave:

O PRIJAVNICI IN POSTOPKU PRIJAVE


Vprašanja po pozameznih akcijah/ukrepih:

Akcija 1, ukrep 1.1 in ukrep 1.2 (Srečanja prebivalcev pobratenih mest in mreže pobratenih mest)

Akcija 2, ukrep 3 (Podpora projektom organizacij civilne družbe)

Akcija 4 (Aktivno evropsko spominjanje)

1. Ali informacijska pisarna programa Evropa za državljane (EZD) deluje podobno kot Nacionalna agencija programa Mladi v akciji (MVA)?
2. Katere dokumente je potrebno poslati elektronsko in katere po pošti?
3. Do kdaj je potrebno oddati e-prijavnico in do kdaj ostale dokumente?
4. V katerem jeziku mora prijavitelj izpolniti e-prijavnico in dokumente, ki jih je potrebno poslati po pošti?
5. Ali bo projekt slabše ocenjen, če bo e-prijavnica napisana v slovenskem jeziku?
6. Ali je pred začetkom izpolnjevanja potrebno e-prijavnico shraniti?
7. Ali je potrebno e-prijavnico izpolniti naenkrat ali jo je mogoče zapreti in kasneje nadaljevati z izpolnjevanjem?
8. Koliko partnerjev lahko sodeluje v posameznem projektu?
9. Kako si prijavitelj in partner(ji) razdelijo dotacijo? Ali obstaja določeno pravilo ali ključ za delitev dotacije?
10. Ali je naša projektna ideja primerna za prijavo v program EZD?
11. Ali je mogoče e-prijavnico spreminjati oziroma dopolnjevati po tem, ko je že oddana?
12. Ali so posamezna polja v e-prijavnici omejena s številom znakom?
13. Kdaj dobim številko e-prijavnice (Submission number)?
14. Kako je potrebno na vse dokumente, ki jih je potrebno poslati po pošti, napisati številko e-prijavnice (Submission number)?
15. Katere podatke mora posredovati partner?
16. V katero regijo spada občina oziroma organizacija (del A.1 Organisation)?
17. Kje si je mogoče ogledati delitev evropskih držav na regije?
18. Kaj je treba v e-prijavnici navesti v delu A.2 v polje »Title«?
19. Kakšen je status prijavitelja (del B.1)?
20. Ali je potrebno v e-prijavnici v delu B.3 (Other Community Grants) našteti vsa EU sredstva, ki jih je prijavitelj prejel v zadnjih 3 letih? Ali sem štejejo tudi sredstva iz kohezijskih in strukturnih skladov, ki so bila dodeljena na decentralizirani ravni (npr. preko ministrstev)?
21. Kako izpolniti del C.3 e-prijavnice?
22. Kaj je treba navesti v e-prijavnici v delu E.2 (Work methods)?
23. Ali se lahko kot komunikacijsko orodje »Spletna stran« šteje tudi spletna podstran že obstoječe spletne strani?
24. Ali se lahko »Facebook« profil, ki je namenjen izključno projektu, šteje kot samostojno komunikacijo orodje?
25. Kam se v proračunsko tabelo vpisujejo stroški, ki nastanejo z oddajo del podizvajalcem?
26. Kolikšne so zgornje meje višine potnih stroškov (avto, letalo, vlak), dnevnic in prenočitev?
27. Ali je udeleženec projekta, ki se udeleži dveh dogodkov v enem dnevu, upravičen do dveh dnevnih pavšalnih zneskov?
28. Ali je potrebno v končnem poročilu priložiti račune za stroške, ki so nastali med izvajanjem projekta?
29. Kako izpolniti del F (Work programme) v e-prijavnici?
30. Ali lahko e-prijavnici prijavitelj priloži podroben opis aktivnosti po dnevih, če zmanjka prostora pod točko F (Part F Work programme)?
31. Ali je treba v primeru, ko prijavitelj izpolni e-prijavnico v angleškem jeziku, v istem jeziku izpolniti tudi obrazce za priloge?
32. Kako izpolniti častno izjavo (Declaration of Honour) in jo pripeti e-prijavnici?
33. Ali lahko prijavitelj pošlje kopijo obrazca finančne identifikacije (Financial Identification Form) oziroma obrazec, ki ga je pred tem oddal na kakšnem drugem prijavnem roku?
34. Ali lahko prijavitelj, ki ima številko za DDV, pošlje kopijo (in ne original) uradnega dokumenta o DDV?
35. Kateri obrazec o pravni osebi (Legal Entity Form) je potrebno priložiti?
36. Ali lahko organizacija ali občina prijavi isti projekt dvakrat?
37. Ali lahko upravičenec začne izvajati aktivnosti pred rokom, ki je določen za začetek izvajanja projekta?
38. Ali obstaja omejitev glede števila prijav na leto?
39. Ali lahko nevladna organizacija, ki prijavlja projekt v imenu občine (s pooblastilom občine), prijavi tudi lasten projekt?
40. Ali lahko v projektu kot partnerji sodelujejo tudi organizacije iz iste države?
41. Ali je potrebno v projekt vključiti posebne inštruktorje, če so udeleženci projekta mlajši od 18 let?
42. Ali lahko projekt prijavi tudi organizacija, ki izvaja del storitev pod nepridobitnimi pogoji?
43. Ali morajo biti v projekt nujno vključene tudi osebe z manj priložnostmi oziroma osebe s posebnimi potrebami?
44. Ali se vodja in člani organizacijskega odbora projekta lahko štejejo kot udeleženci v projektu?
45. Ali je večje število partnerjev prednost?
46. Kaj narediti v primeru spremembe ali odstopanj programa glede na prijavo (npr. sprememba števila udeležencev, sprememba datuma izvajanja dogodka idr.)?
47. Ali je med izvajanjem projekta mogoče sredstva prenašati med postavkami (Produkcija in realizacija)?
48. Ali je potrebna lista prisotnosti udeležencev za vsak dan ali je dovolj ena za celoten dogodek?
49. Ali je lahko vodja projekta zunanji izvajalec?
50. Ali morajo gostitelji partnerjem povrniti potne stroške (Dogodek)?
51. Ali se pri projektih v obliki »Dogodka« zahteva sofinanciranje?
52. Za katero leto se zahtevajo zaključeni računovodski izkazi pri projektih v obliki »Produkcije in realizacije« (če prijavitelj, ki zaproša za več kot 25.000 € ni javni organ)?
53. Ali je mogoče vnaprejšnje izplačilo odobrenih sredstev?
54. Ali je treba priložiti življenjepis vodje prijavitelja in partnerja?
55. V primeru, da prijavitelj na dogodek povabi širšo javnost, kako lahko predvidi število udeležencev? (Dogodek)
56. Ali lahko pridem(o) na osebno svetovanje?
57. Kdaj bodo objavljeni rezultati izbirnega postopka?  


1. Ali informacijska pisarna programa Evropa za državljane (EZD) deluje podobno kot Nacionalna agencija programa Mladi v akciji (MVA)?

Ne. Vloga informacijske pisarne programa EZD ni enaka vlogi nacionalne agencije programa MVA, saj ne ocenjuje prijavnic in ne deli sredstev. Prijave projektov se v programu EZD pošiljajo neposredno na Izvajalsko agencijo (EACEA) v Bruselj, ki ocenjuje projekte in dodeljuje sredstva.

2. Katere dokumente je potrebno poslati elektronsko in katere po pošti?

Za vse ukrepe je vzpostavljen elektronski sistem oddaje. Predloge projektov je potrebno oddati na elektronskem prijavnem obrazcu (e-prijavnica), ki je na voljo na spletni strani Izvajalske agencije (EACEA): http://eacea.ec.europa.eu/eforms/index_en.php#1.

Elektronsko je potrebno oddati:

- e-prijavnico (e-form application),
- častno izjavo (Declaration of Honour),
- in/ali proračun (Budget).

Po pošti je potrebno poslati:

- dokumente, katerih seznam za vsak ukrep najdete na spletni strani Izvajalske agencije (EACEA): http://eacea.ec.europa.eu/citizenship/index_en.php.

E-prijavnice, oddane na papirju po pošti, faksu ali elektronski pošti, se NE bodo upoštevale pri nadaljnjem ocenjevanju.

3. Do kdaj je potrebno oddati e-prijavnico in do kdaj ostale dokumente?

Prijavni roki se razlikujejo od ukrepa do ukrepa. Vedno pa je potrebno e-prijavnico oddati najkasneje do 12:00 URE (opoldne) na dan prijavnega roka. V kolikor zamudite uro, vam bo sistem onemogočil pošiljanje e-prijavnice.

Približno 2 meseca pred ukrepom je na spletni strani Izvajalske agencije (EACEA) objavljena e-prijavnica za posamezni prijavni rok. E-prijavnice se lahko vsako leto spremenijo (lahko tudi za posamezni prijavni rok), zato je potrebno pri tem biti pozoren in spremljati spletno stran programa EZD ali Izvajalske agencije (EACEA).

Poštni naslov, na katerega je potrebno poslati dokumente:

EACEA Unit P7
Citizenship Applications - ‘ACTION X Measure X’
Avenue du Bourget, 1 (BOUR 01/17)
B-1140 Brussels,
Belgium

Pri naslovu v vrstici »Applications - ‘ACTION X Measure X’« je potrebno X zamenjati s številko ustrezne akcije in ukrepa.

Dokumente, ki jih je potrebno poslati po pošti, morajo imeti poštni žig najkasneje na dan prijavnega roka.

Primer: če je npr. prijavni rok 1. september, je potrebno e-prijavnico poslati najkasneje do 1. septembra do 12:00 (opoldne). Vsi ostali dokumenti pa morajo biti v tem primeru oddani do vključno 1. septembra (velja poštni žig).

4. V katerem jeziku mora prijavitelj izpolniti e-prijavnico in dokumente, ki jih je potrebno poslati po pošti?

Prijavitelj mora e-prijavnico izpolniti v enem izmed uradnih jezikov Evropske unije. To pomeni, da lahko e-prijavnico in vse ostale dokumente, ki jih je potrebno poslati po pošti, izpolnite tudi v slovenskem jeziku. Edini del e-prijavnice, ki ga je potrebno izpolniti bodisi v angleškem, nemškem ali v francoskem jeziku, je C.4 (Short description of the project...).

5. Ali bo projekt slabše ocenjen, če bo e-prijavnica napisana v slovenskem jeziku?

V Evropski uniji je 23 uradnih jezikov, ki so med seboj enakovredni. Zaradi tega projekti, ki so napisani v slovenskem jeziku, ne bodo ocenjeni nič slabše kot tisti, ki so napisani bodisi v angleškem, nemškem, francoskem ali katerem koli drugem uradnem jeziku EU. Pomembna je vsebina projekta.

6. Ali je pred začetkom izpolnjevanja potrebno e-prijavnico shraniti?

Da. Pred začetkom izpolnjevanja e-prijavnice je potrebno le-to shraniti na trdi disk.

E-prijavnico je potrebno shraniti pod imenom:

Measure 1.1_BE_MyCompany_AppForm.pdf

(Pri tem je potrebno ustrezno prilagoditi ime ukrepa, države in naziva prijavitelja.)

Primer: Če bi se v akcijo 2, ukrep 3 prijavljala npr. informacijska točka programa EZD, bi bilo e-prijavnico potrebno shraniti pod sledečim imenom:

Measure 3_SI_InformacijskaTockaProgramaEZD_AppForm.pdf

Podrobnejša navodila v zvezi z izpolnjevanjem elektronske prijavnice lahko najdete v tehničnem priročniku za izpolnjevanje e-prijavnice (t. i. eForm User Guide).

7. Ali je potrebno e-prijavnico izpolniti naenkrat ali jo je mogoče zapreti in kasneje nadaljevati z izpolnjevanjem?

E-prijavnico ni potrebno izpolniti naenkrat, ampak jo je mogoče zapreti in kasneje ponovno odpreti ter nadaljevati z izpolnjevanjem.

E-prijavnico je mogoče izpolnjevati brez internetne povezave. Računalnik mora biti povezan z omrežjem le, ko želimo e-prijavnico oddati. Več o značilnostih e-prijavnice si lahko preberete v tehničnem Priročniku za izpolnjevanje e-prijavnice (eForm User Guide).

8. Koliko partnerjev lahko sodeluje v posameznem projektu?

Projekt mora ustrezati merilom upravičenosti, pri čemer je za vsako akcijo oziroma ukrep posebej določeno najnižje število partnerjev. Najvišje število partnerjev NI omejeno.

Primer: V akciji 1, ukrep 1.1 (Srečanje državljanov na podlagi pobratenja mest) mora projekt vključevati občine iz vsaj 2 sodelujočih držav. Projekt pa lahko vključuje npr. 2, 5 ali 12 partnerjev.

9. Kako si prijavitelj in partner(ji) razdelijo dotacijo? Ali obstaja določeno pravilo ali ključ za delitev dotacije?

Prijavitelj in partnerji si dotacijo razdelijo na podlagi njihovega dogovora. Pri tem Izvajalska agencija (EACEA) ne predpisuje nobenih pravil.

10. Ali je naša projektna ideja primerna za prijavo v program EZD?

Projektna ideja, ki je skladna s cilji in temami programa Evropa za državljane, je primerna za prijavo. Projekti so lahko kulturne, izobraževalne, športne, družbeno-politične, socialne, ekonomske, verske idr. vsebine, ki se lahko odvijajo v različnih oblikah (delavnica, konferenca, seminar, kolokvij, razprava, posvetovalne obravnave, sestanke, dejavnosti usposabljanja, družbeno-kulturne dejavnosti, publikacije idr.).

Primere projektov si lahko ogledate tukaj.

11. Ali je mogoče e-prijavnico spreminjati oziroma dopolnjevati po tem, ko je že oddana?

Ne. Ko e-prijavnico (elektronsko) oddate in pridobite številko e-prijavnice (Submission number), popravki in dopolnitve e-prijavnice niso več mogoči.

12. Ali so posamezna polja v e-prijavnici omejena s številom znakom?

Da. V e-prijavnici je pri večini polj napisana znakovna omejitev. Tam, kjer pa ni, pa lahko več informacij o znakovnih omejitvah posameznih delov e-prijavnici najdete v Priročniku za izpolnjevanje e-prijavnice (eForm User Guide).

13. Kdaj dobim številko e-prijavnice (Submission number)?

Številko e-prijavnice (Submission number) prijavitelj pridobi po uspešni oddaji e-prijavnice.

Ko je e-prijavnica v celoti izpolnjena (t. j. vsa zahtevana polja in dodana častna izjava in/ali proračun), kliknete gumb »Validate form« na zadnji strani e-prijavnice. V kolikor je e-prijavnica popolna, se vam polje »Submit this form« na zadnji strani obarva zeleno in lahko pričnete s postopkom oddaje e-prijavnice. V kolikor e-prijavnica ni popolna (npr. ste pozabili izpolniti kakšno polje ali pa se proračun ne ujema s številom navedenih udeležencev), se vam izpiše lista napak (Error list), ki jih morate popraviti. Ko le-te odpravite, ponovno kliknete »Validate form« in nadaljujete s postopkom oddaje e-prijavnice.

Celoten postopek oddaje e-prijavnice je podrobno opisan v tehničnem priročniku za izpolnjevanje prijavnice (eForm User Guide).

Primer številke e-prijavnice: 526313-EZD-3-2011-1-SI-EZD-CM.

14. Kako je potrebno na vse dokumente, ki jih je potrebno poslati po pošti, napisati številko e-prijavnice (Submission number)?

Na vsak dokument lahko številko e-prijavnice (Submission number) napišete na roko (pisava naj bo čitljiva).

Če dokument sestoji iz več listov (npr. kopija ustanovnega akta, ki ima 18 listov), lahko številko e-prijavnice (Submission number) napišete le na prvo stran.

15. Katere podatke mora posredovati partner?

Partner mora poslati tiste podatke, ki jih zahteva e-prijavnica od dela A.1 do vključno B.3.

16. V katero regijo spada občina oziroma organizacija (del A.1 Organisation)?

V razdelku »Region« je potrebno izbrati, v katero statistično regijo sodi prijavitelj.

Slovenija je razdeljena na 2 statistični regiji: Vzhodna Slovenija in Zahodna Slovenija. Regijo izberete na podlagi stalnega sedeža prijavitelja.

17. Kje si je mogoče ogledati delitev evropskih držav na regije?

Klasifikacija statističnih teritorialnih enot (The Classification of Territorial Units for Statistics) – NUTS je skupna evropska statistična klasifikacija teritorialnih enot v Evropski uniji, ki jo je vzpostavil Eurostat (Statistični urad Evropskih skupnosti).

Klasifikacija NUTS je urejena hierarhično. Vsaka država članica je razdeljena v teritorialne enote na ravni NUTS 1, vsaka od teh je razčlenjena v teritorialne enote na ravni NUTS 2, te pa se potem nadalje členijo v teritorialne enote na ravni NUTS 3. Kot merilo za razdelitev se upošteva število prebivalcev.

Slovenija se deli na 2 regiji na ravni NUTS 2 in 12 regij na ravni NUTS 3.

Za informacije o regijah NUTS 2 v drugih evropskih državah si oglejte spletno stran Eurostat.

18. Kaj je treba v e-prijavnici navesti v delu A.2 v polje »Title«?

V polje »Title« morate navesti Mr. / Ms. / Mrs. oziroma G. / Ga.

V to polje ne vpisujte akademskih, strokovnih ali znanstvenih nazivov.

19. Kakšen je status prijavitelja (del B.1)?

Status organizacije lahko prijavitelj razbere iz ustanovnega akta organizacije (npr. statut), izpisa iz AJPES-a ali registra upravne enote.

20. Ali je potrebno v e-prijavnici v delu B.3 (Other Community Grants) našteti vsa EU sredstva, ki jih je prijavitelj prejel v zadnjih 3 letih? Ali sem štejejo tudi sredstva iz kohezijskih in strukturnih skladov, ki so bila dodeljena na decentralizirani ravni (npr. preko ministrstev)?

Da. Prijavitelj mora vpisati vsa EU sredstva, ki jih je prejel v zadnjih 3 letih. Prijavitelj mora našteti tudi tista EU sredstva, ki jih prejel na nacionalni ravni preko posameznih ministrstev ali nacionalnih agencij (npr. strukturni in kohezijski skladi, sredstva programov kot so Mladi v akciji idr.).

Prijavitelj mora vpisati vsa sredstva, ki so bila nakazana v tem obdobju in ne glede na to, da so bili lahko sporazumi podpisani pred več kot 3 leti. Navesti je potrebno tudi tiste sporazume, ki so bili podpisani, vendar sredstva še niso bila nakazana.

Za zadnja tri leta se štejejo na sledeč način: če prijavitelj prijavlja projekt na razpisnem roku v letu 2012, potem so zadnja tri leta 2009, 2010 in 2011.

21. Kako izpolniti del C.3 e-prijavnice?

V del C.3 je potrebno pojasniti strukturo udeležencev v projektu (tako za prijavitelja kot za partnerje). Vsako polje, ki je odebeljeno rdeče, je potrebno izpolniti (v primeru, da projekt določene strukture udeležencev ne bo vključeval, je potrebno napisati število 0).

Postavka »Ljudje z manj možnostmi« (Disadvantaged people) vključuje tiste, ki so zaradi socialnih, ekonomskih, motoričnih, učnih, kulturnih, zdravstvenih ali geografskih ovir/težav v primerjavi s svojimi vrstniki prikrajšani (seznam ovir/težav ni popoln). Vključevanje ljudi z manj možnostmi ni pogoj.

22. Kaj je treba navesti v e-prijavnici v delu E.2 (Work methods)?

Metode dela so pomembne za dosego zastavljenih ciljev projekta. Zato morate v delu E.2 napisati in opisati tiste metode dela, s katerimi boste dosegli cilje vašega projekta oziroma bodo v največji meri prispevale k doseganju zastavljenih ciljev.

Metode dela so lahko npr.: konferenca, okrogla miza, seminar, razprava, srečanja z gosti, izobraževalne delavnice, športni/kulturni/plesni/kulinarični/folklorni idr. dogodki, pohodi, izdelava publikacij, razstava, strokovna ekskurzija idr.

23. Ali se lahko kot komunikacijsko orodje »Spletna stran« šteje tudi spletna podstran že obstoječe spletne strani?

Priporočljivo je ustvariti novo, samostojno spletno stran.

V kolikor je bila obstoječa spletna stran že narejena s pomočjo evropskih sredstev, vsekakor podstrani ni mogoče narediti s pomočjo programa EZD, ker bi šlo za dvojno financiranje.

24. Ali se lahko »Facebook« profil, ki je namenjen izključno projektu, šteje kot samostojno komunikacijo orodje?

Ne. »Facebook« profil projekta se ne more šteti za samostojno komunikacijsko orodje. »Facebook« profil se lahko šteje kot orodje širjenja vidnosti, prepoznavnosti in odmevnosti projekta.

25. Kam se v proračunsko tabelo vpisujejo stroški, ki nastanejo z oddajo del podizvajalcem?

Stroški oddaje dela podizvajalcem se vpisujejo v razdelek 5 (Other costs).

26. Kolikšne so zgornje meje višine potnih stroškov (avto, letalo, vlak), dnevnic in prenočitev?

Zgornjih mej višine stroškov ni, čeprav Izvajalska agencija (EACEA) priporoča, da za določene akcije/ukrepe (akcija 1, ukrep 2.1 in ukrep 2.2) upoštevate stroškovnik, ki ga najdete tukaj. Pri načrtovanju proračuna je potrebno računati v okviru realnih stroškov ter znotraj okvirov ustaljenih plačilnih/stroškovnih praks prijavitelja.

27. Ali je udeleženec projekta, ki se udeleži dveh dogodkov v enem dnevu, upravičen do dveh dnevnih pavšalnih zneskov?

Ne. Četudi se udeleženec udeleži dveh dogodkov v enem dnevu, je upravičen zgolj do enega dnevnega pavšala.

28. Ali je potrebno v končnem poročilu priložiti račune za stroške, ki so nastali med izvajanjem projekta?

Ne. Končnemu poročilu ni potrebno prilagati računov ne glede na to, za katero vrsto projektov gre bodisi »Dogodke« bodisi »Produkcijo in realizacijo«. Izvajalska agencija (EACEA) lahko v poročilu za razjasnitev finančnih postavk upravičenca zaprosi za dodatna pojasnila in tudi račune.

V vsakem primeru pa je potrebno originale računov hraniti še 5 let po zaključku projekta (zaradi primera revizije).

29. Kako izpolniti del F (Work programme) v e-prijavnici?

Del F (Work programme) e-prijavnice je namenjen podrobnejši predstavitvi posameznih aktivnosti oziroma dogodkov projekta. Če projekt zastavite v obliki "Dogodka" (na podlagi pavšalnega financiranja) se mora število dogodkov (Event number) ujemati s številom dogodkov, predvidenih v proračunu (C.5 Budget).

Številko dogodkov dodajate s klikom na zeleno polje (Add a work programme).

Podroben prikaz izpolnjevanja dela Part F lahko najdete tukaj.

30. Ali lahko e-prijavnici prijavitelj priloži podroben opis aktivnosti po dnevih, če zmanjka prostora pod točko F (Part F Work programme)?

Ne. Prijavitelj mora v poskrbeti, da bo njegov opis projekta ustrezal znakovnim omejitvam posameznih delov e-prijavnice.

31. Ali je treba v primeru, ko prijavitelj izpolni e-prijavnico v angleškem jeziku, v istem jeziku izpolniti tudi obrazce za priloge?

Ne. E-prijavnica je lahko izpolnjena na primer v angleškem jeziku, obrazci in priloge pa v slovenskem.

32. Kako izpolniti častno izjavo (Declaration of Honour) in jo pripeti e-prijavnici?

V častni izjavi (Declaration of Honour) je potrebno najprej izpolniti vsa zahtevana polja (znesek, za katerega zaproša prijavitelj, kraj, datum, ime in priimek prijavitelja ter funkcijo prijavitelja). Nato je potrebno častno izjavo natisniti, jo podpisati in ožigosati. V kolikor častna izjava sestoji tudi iz liste za preverjanje dokumentov (Checklist for applications), je potrebno odkljukati tiste kvadrate, katerih dokumente boste poslali po pošti. Nato je potrebno častno izjavo pretvoriti v digitalno obliko (‘skenirati’), jo shraniti na trdi disk ter v PDF obliki pripeti e-prijavnici.

33. Ali lahko prijavitelj pošlje kopijo obrazca finančne identifikacije (Financial Identification Form) oziroma obrazec, ki ga je pred tem oddal na kakšnem drugem prijavnem roku?

Ne. Prijavitelj mora vsakokrat poslati originalen obrazec finančne identifikacije. Žig banke in podpis bančnega uslužbenca nista obvezna le v primeru, če je finančni identifikaciji priložena kopija nedavnega izpiska bančnega računa.

Izpisek bančnega računa je lahko bodisi originalen izpisek iz banke bodisi natisnjen, če uporabljate e-bančništvo. Podpis in žig imetnika bančnega računa pa sta obvezen v vsakem primeru.

34. Ali lahko prijavitelj, ki ima številko za DDV, pošlje kopijo (in ne original) uradnega dokumenta o DDV?

Da.

35. Kateri obrazec o pravni osebi (Legal Entity Form) je potrebno priložiti?

Obrazec o pravni osebi (Legal Entity Form) se razlikuje glede na status prijavitelja. Pravne osebe javnega prava (npr. občine, javni zavodi idr.) morajo izpolniti obrazec »Pravne osebe – osebe javnega prava«. Pravne osebe zasebnega prava (npr. društva, zasebni zavodi idr.) pa morajo izpolniti obrazec »Pravne osebe – Podjetja v zasebni lasti« (pri čemer v obrazcu obkljukajo kvadrat »NVO«).

36. Ali lahko organizacija ali občina prijavi isti projekt dvakrat?

Organizacija ali občina lahko dvakrat zapored prijavi isti projekt, vendar sta vprašljiva dodana vrednost in nov prispevek k obravnavani temi.

Pri občinah velja omejitev, da eno mesto/občina lahko prejme samo eno dotacijo na leto.

37. Ali lahko upravičenec začne izvajati aktivnosti pred rokom, ki je določen za začetek izvajanja projekta?

Ne. V Vodniku po programu je za vsak ukrep in za vsak prijavni rok v okviru posameznega ukrepa določeno obdobje upravičenosti začetka projekta. Vsi dogodki in nastali stroški pred obdobjem upravičenosti začetka projekta se ne bodo šteli za upravičene.

38. Ali obstaja omejitev glede števila prijav na leto?

Ne. En prijavitelj lahko v istem letu predloži več prijav za različne projekte, bodisi znotraj istega bodisi v okviru različnih ukrepov oz. akcij.

Edina omejitev je, da lahko isti prijavitelj gosti srečanje državljanov (akcija 1, ukrep 1.1) samo enkrat na leto in da lahko posamezna organizacija zaprosi za strukturno podporo (akcija 2, ukrep 1 in 2) le enkrat za posamezno proračunsko leto.

39. Ali lahko nevladna organizacija, ki prijavlja projekt v imenu občine (s pooblastilom občine), prijavi tudi lasten projekt?

Da. Nevladna organizacija, ki prijavlja projekt v imenu občine, lahko tudi sama prijavi svoj projekt (vendar ne istega kot za občino).

40. Ali lahko v projektu kot partnerji sodelujejo tudi organizacije iz iste države?

Da. V projektu lahko kot partnerji sodelujejo tako občine kot organizacije civilne družbe iz iste države.

Pomembno je, da projekt izpolnjuje merila upravičenosti glede minimalnega števila mednarodnih partnerjev.

41. Ali je potrebno v projekt vključiti posebne inštruktorje, če so udeleženci projekta mlajši od 18 let?

Ne. Posebni inštruktorji niso pogoj.

42. Ali lahko projekt prijavi tudi organizacija, ki izvaja del storitev pod nepridobitnimi pogoji?

Ne. Organizacija mora biti nepridobitna v celoti.

43. Ali morajo biti v projekt nujno vključene tudi osebe z manj priložnostmi oziroma osebe s posebnimi potrebami?

Ne. Vključevanje oseb z manj priložnostmi ali s posebnimi potrebami ni pogoj, je pa zaželeno, saj spada enak dostop do programa med horizontalne značilnosti programa EZD.

44. Ali se vodja in člani organizacijskega odbora projekta lahko štejejo kot udeleženci v projektu?

Da. Vodja projekta in vsi člani organizacijskega odbora se lahko štejejo kot udeleženci v projektu.

45. Ali je večje število partnerjev prednost?

Da. Med merila za dodelitev spadajo količinska merila, geografski vpliv kot tudi ciljna skupina. To pomeni, da bodo več točk dobili projekti, ki bodo vključevali večje število držav, organizacij in udeležencev.

46. Kaj narediti v primeru spremembe ali odstopanj programa glede na prijavo (npr. sprememba števila udeležencev, sprememba datuma izvajanja dogodka idr.)?

Če pride do sprememb ali odstopanj glede izvajanja projekta (npr. sprememba števila udeležencev) od opisa projekta v e-prijavnici, je potrebno pred začetkom izvajanja aktivnosti obvestiti Izvajalsko agencijo (EACEA) in jo zaprositi za soglasje. Za sporočanje manjših sprememb, ki se nanašajo na manj pomembne zadeve, ki niso navedene v odločbi o dotaciji (grant decision) zadostuje obvestilo po e-pošti. Ko pa gre za spremembe zadev, ki so zajete v odločbi o dotaciji pa mora komunikacija potekati pisno po pošti.

47. Ali je med izvajanjem projekta mogoče sredstva prenašati med postavkami (Produkcija in realizacija)?

Da. Dovoljen je prenos med postavkami v višini do 10% brez predhodne privolitve Izvajalske agencije (EACEA). Za večji prenos je potrebno Izvajalsko agencijo pisno zaprositi za soglasje. To velja samo za tiste stroške, ki so se med izvajanjem projekta nepričakovano povečali in so bili predvideni v e-prijavnici.

48. Ali je potrebna lista prisotnosti udeležencev za vsak dan ali je dovolj ena za celoten dogodek?

Lista prisotnosti mora biti narejena za vsak dan posebej. V kolikor se v istem dnevu odvija več aktivnosti in so udeleženci razdeljeni v skupine (npr. ena skupina izvaja delavnice, druga skupina gre na pohod), morajo biti liste prisotnosti narejene za vsako aktivnost posebej. Pomembno je, da so izpolnjene vse zahtevane informacije za vsakega udeleženca posebej. Liste prisotnosti so pomembne s stališča, da na njihovi podlagi Izvajalska agencija (EACEA) izračuna višino dotacije.

49. Ali je lahko vodja projekta zunanji izvajalec?

Da. Zaželeno je sicer, da projekt vodi nekdo, ki deluje v organizaciji prijaviteljici, vendar pa to ne vpliva na upravičenost projektne prijave. V primeru, da je vodja projekta (kontaktna oseba) zunanji izvajalec, je to treba napisati v okencu "Role in the organization", kjer napišete "zunanji izvajalec" (odvisno od tega v katerem jeziku izpolnjujete prijavnico).

50. Ali morajo gostitelji partnerjem povrniti potne stroške (Dogodek)?

Kritje potnih stroškov (kot tudi ostalih stroškov) je odvisno od predhodnega dogovora med prijaviteljem in partnerji. Običajno gostitelj krije stroške namestitve, potne stroške pa si krijejo udeleženci sami, vendar je lahko dogovor med partnerji tudi drugačen.

51. Ali se pri projektih v obliki »Dogodka« zahteva sofinanciranje?

Ne. Dotacija, ki jo upravičenec prejme za izvedbo projekta v obliki dogodka, predstavlja 100 % kritje upravičenih stroškov. Upravičencu tako ni potrebno prikazati drugih virov sofinanciranja. Pomembno pa je, da za isti projekt upravičenec ne prejme še kakšnih drugih sredstev iz proračuna Evropske unije (načelo prepovedi dvojnega financiranja). To pa pomeni, da lahko upravičenec z istim projektom pridobi še kakšna druga sredstva, ki niso sredstva proračuna Evropske unije (npr. lahko zaprosi za občinska sredstva, sredstva državnih ali gospodarskih subjektov idr.).

Pri projektih v obliki dogodka so finančna dokazila sekundarnega pomena (čeprav je potrebno račune hraniti 5 let po koncu izvedenega projekta). Pomembnejša so vsebinska dokazila, ki potrjujejo, da se je dogodek dejansko zgodil na enak način kot je bil opisan v prijavnici oziroma končnem poročilu, da so bili udeleženci prisotni ves čas trajanja projekta ipd. Poleg liste prisotnosti in opisa izvedenih aktivnosti so najboljša vsebinska dokazila fotografije s projekta. V primeru, da so bila v okviru projekta izdelana tudi komunikacijska orodja (npr. publikacija, DVD-CD, spletna stran), jih je potrebno obvezno priložiti h končnemu poročilu.

52. Za katero leto se zahtevajo zaključeni računovodski izkazi pri projektih v obliki »Produkcije in realizacije« (če prijavitelj, ki zaproša za več kot 25.000 € ni javni organ)?

Računovodski izkazi se morajo predložiti za zadnje zaključeno računovodsko leto. V primeru, da se organizacija prijavlja na prijavni rok, do katerega računovodski izkaz za zadnje leto še ni zaključen, se lahko predloži zaključen računovodski izkaz za predprejšnje leto (pri tem svetujemo, da v posebnem dopisu, ki ga pošljete skupaj z vsemi potrebnimi upravnimi dokumenti po pošti, napišete razloge, zakaj nimate zaključenih računovodskih izkazov za zadnje leto).

V primeru, da gre za novo ustanovljeno organizacijo, ki takih računovodskih izkazov nima, jih ta ne more priložiti. Svetujemo, da v posebnem dopisu, ki ga pošljete skupaj z vsemi potrebnimi upravnimi dokumenti po pošti, napišete razloge, zakaj nimate zaključenih računovodskih izkazov za zadnje leto. To tudi ni razlog za a priori zavrnitev projekta, vendar je mogoče, da bo v tem primeru Izvajalska agencija EACEA prijavitelja zaprosila za finančno garancijo.

53. Ali je mogoče vnaprejšnje izplačilo odobrenih sredstev?

Odvisno od ukrepa. V okviru srečanj prebivalcev partnerskih lokalnih skupnosti se vnaprejšnje financiranje ne izvaja, medtem ko je mogoče pri ostalih ukrepih vnaprej dobiti 50% višine dotacije. Za podrobnejše informacije o financiranju si preberite Vodnik po programu.

Opozoriti je treba, da se lahko vnaprejšnje financiranje za posamezni prijavni rok ukine, zato je treba pozorno prebrati tudi vzorec pisma o dotaciji, ki je objavljen skupaj s prijavnimi obrazci.

54. Ali je treba priložiti življenjepis vodje prijavitelja in partnerja?

Ne. Življenjepisa ni potrebno prilagati prijavi.

55. V primeru, da prijavitelj na dogodek povabi širšo javnost, kako lahko predvidi število udeležencev? (Dogodek)

Prijavitelj mora v tem primeru v e-prijavnici podati realno oceno števila potencialnih udeležencev posameznega dogodka. Dogodka se lahko udeleži tudi več udeležencev kot je bilo predvideno v prijavnici, vendar potem teh udeležencev ni mogoče uveljavljati kot upravičeni strošek (višina dotacije se zaradi tega prav tako ne bo povišala).

56. Ali lahko pridem(o) na osebno svetovanje?

Da. Osebna svetovanja so namenjena tistim prijaviteljem, ki imajo jasno projektno idejo, e-prijavnico in dokumente že izpolnjene in želijo razjasnitev še kakšnega pojma ali posameznega dela e-prijavnice.

Osebna svetovanja niso namenjena predstavitvi programa EZD ali posameznih akcij/ukrepov oziroma iskanju projektih idej. V ta namen si lahko preberete Vodnik po programu oziroma se udeležite delavnic za izpolnjevanje prijavnic (ki jih informacijska točka program EZD organizira pred vsakim prijavnim rokom).

57. Kdaj bodo objavljeni rezultati izbirnega postopka?

Prijavitelji morajo biti o rezultatu izbirnega postopka načeloma obveščeni četrti mesec po roku za oddajo prijave. Seznam izbranih projektov bo objavljen na spletni strani: http://eacea.ec.europa.eu/citizenship/results_compendia/results_en.php.

Izbrani projekti bodo pogodbo o dotaciji prejeli po pošti na naslov, ki je bil naveden v e-prijavnici.

Prijavitelji, katerih prijave ne bodo izbrane, bodo o tem pisno obveščeni.

Ukrep 1.1 in ukrep 1.2

1. Ali je potrebno prijavi priložiti sporazum o pobratenju (listino o sodelovanju ipd.)?
2. Katere dokumente morajo predložiti partnerji v projektu?
3. Kakšno mora biti pooblastilo lokalnega organa odboru za pobratenje ali nepridobitni organizaciji, ki zastopajo lokalne organe?
4. Ali se lahko občina prijavi na istem roku za akcijo 1, ukrep 1.1 in ukrep 1.2?
5. Ali se lahko dva različna zavoda (ki sta bila ustanovljena s strani iste občine) prijavita v imenu te občine za akcijo 1, ukrep 1.1 in ukrep 1.2?

Ukrep 1.1 Srečanja državljanov na podlagi pobratenja mest

1. Ali je določeno minimalno število dni trajanja projekta?
2. Ali so športne aktivnosti upravičene v okviru projekta srečanja prebivalcev partnerskih lokalnih skupnosti?
3. Ali se lahko v okviru projekta povrnejo tudi stroški lokalnih udeležencev?
4. Ali lahko projekt prijavi tudi občina, ki nima sklenjenega sporazuma o pobratenju?
5. V kateri državi mora potekati projekt?
6. Ali lahko en dogodek poteka v eni državi, drug dogodek pa v drugi?
7. Ali lahko v programu Evropa za državljane sodelujejo vse občine in mestne občine, ne glede na njihovo velikost?
8. Kaj se zgodi v primeru, če se načrtovanega dogodka udeleži manj kot 25 povabljenih udeležencev (mednarodnih udeležencev)?
9. Ali lahko občina oziroma neprofitna organizacija, ki zastopa lokalni organ, izvede več dogodkov, med katerimi so nekajdnevni premori?
10. Ali lahko v projektu nastopajo različne skupine ljudi, ki se udeležujejo različnih dogodkov?

Ukrep 1.2 Mreže pobratenih mest

1. Ali lahko projekt prijavi (tudi) mreža lokalnih skupnosti / občin, ki že obstaja?
2. Ali lahko izvedemo projekt z več partnerji, čeprav imamo samo z enim sklenjen sporazum o pobratenju, z ostalimi sodelujočimi pa nimamo sklenjenega nobenega sporazuma?
3. Ali lahko sklenejo partnerstvo društva namesto lokalnih skupnosti?
4. Ali je določeno minimalno število dni trajanja projekta?
5. Ali so lahko razvojne agencije in regionalne agencije (ki so ustanovljene s strani občin) prijavitelji oziroma partnerji?  



Ukrep 1.1 in ukrep 1.2


1. Ali je potrebno prijavi priložiti sporazum o pobratenju (listino o sodelovanju ipd.)?

Ne. Tudi v primeru, ko gre za sodelovanje s partnersko lokalno skupnostjo, s katero ima prijavitelj sklenjeno drugo obliko sporazuma o sodelovanju, tega dokumenta ni potrebno prilagati prijavi.

2. Katere dokumente morajo predložiti partnerji v projektu?

Partnerjem v projektu ni potrebno predložiti nobenih dokumentov. Partnerji morajo prijaviteljem poslati samo tiste informacije, ki jih od njih zahteva e-prijavnica.

3. Kakšno mora biti pooblastilo lokalnega organa odboru za pobratenje ali nepridobitni organizaciji, ki zastopajo lokalne organe?

Posebnega obrazca za pooblastilo ni. Iz pooblastila mora biti jasno razvidno, da lokalni organ pooblašča odbor za pobratenje ali nepridobitno organizacijo za izvajanje projekta. Več o pooblastilu si lahko preberete v Vodniku po programu (stran 63).

4. Ali se lahko občina prijavi na istem roku za akcijo 1, ukrep 1.1 in ukrep 1.2?

Da. Občina se lahko prijavi tako za akcijo 1, ukrep 1.1 in ukrep 1.2 pod pogojem, če gre za dva različna projekta in različne dogodke.

5. Ali se lahko dva različna zavoda (ki sta bila ustanovljena s strani iste občine) prijavita v imenu te občine za akcijo 1, ukrep 1.1 in ukrep 1.2?

Da, če imata prijavitelja pooblastilo, da bosta projekt izvajala v imenu lokalnega organa in gre za dva različna projekta in različne dogodke.  



Ukrep 1.1 Srečanja državljanov na podlagi pobratenja mest


1. Ali je določeno minimalno število dni trajanja projekta?

Ne. Spodnje omejitve trajanja projekta ni.

Minimalne zahteve, ki se nanašajo na projekt v okviru ukrepa 1.1 so:
- najmanj 25 povabljenih udeležencev (t. j. mednarodnih udeležencev),
- najnižja dotacija za katero je mogoče zaprositi znaša 5.000 EUR.

2. Ali so športne aktivnosti upravičene v okviru projekta srečanja prebivalcev partnerskih lokalnih skupnosti?

Da. Športne aktivnosti so lahko del takšnega projekta, vendar mora projekt prispevati k ciljem in nalogam programa EZD. Pomembno je torej, da je iz opisa projekta razvidna evropska dimenzija in dodana vrednost takšnega projekta.

3. Ali se lahko v okviru projekta povrnejo tudi stroški lokalnih udeležencev?

Upravičenec prejme dotacijo na podlagi števila mednarodnih udeležencev in števila dni trajanja projekta ter je namenjena kritju stroškov organizacije projekta (prevoz udeležencev, nočitve, prehrana, najem prostorov idr.).

4. Ali lahko projekt prijavi tudi občina, ki nima sklenjenega sporazuma o pobratenju?

Da. Projekt lahko prijavi tudi občina, ki formalno nima sklenjenega sporazuma o pobratenju. Projekt lahko prijavi tudi vsaka občina, ki ima z občino iz druge države sklenjeno kakršno koli obliko sodelovanja (listina o prijateljstvu, listina o sodelovanju, medobčinske delovne skupne ipd.). Projekt lahko prijavi tudi občina, ki z lokalnim organom iz druge države nima sklenjenega nobenega sporazuma. V tem primeru je zaželeno, da bosta ta lokalna organa tekom projekta ali kasneje svoje sodelovanje nadgradila s kakšno obliko sporazuma.

5. V kateri državi mora potekati projekt?

Projekt lahko poteka v kateri koli programski državi, ki sodeluje v projektu.

Primer: prijavitelj je slovenska občina skupaj s partnersko občino iz Francije. Projekt se lahko odvija bodisi v slovenski občini prijaviteljici bodisi v francoski občini partnerici.

6. Ali lahko en dogodek poteka v eni državi, drug dogodek pa v drugi?

Ne. Celoten projekt (in vsi dogodki) mora potekati v eni državi (bodisi državi prijaviteljici bodisi državi partnerici).

7. Ali lahko v programu Evropa za državljane sodelujejo vse občine in mestne občine, ne glede na njihovo velikost?

Da. Upravičeni prijavitelji in partnerji so lahko mesta ali občine, odbori za pobratenje ali nepridobitna organizacija s pravnim statusom (pravna oseba), ki zastopa lokalne organe, ne glede na njihovo velikost.

8. Kaj se zgodi v primeru, če se načrtovanega dogodka udeleži manj kot 25 povabljenih udeležencev (mednarodnih udeležencev)?

Vloga prijavitelja in partnerja je, da izpolnita minimalne kriterije. V primeru, da se dogodka udeleži manj kot 25 povabljenih udeležencev (mednarodnih udeležencev), bo Izvajalska agencija (EACEA) primer podrobno preučila in v skladu z njenimi postopki ustrezno ukrepala. Mogoča je tudi izguba celotne predvidene dotacije.

9. Ali lahko občina oziroma neprofitna organizacija, ki zastopa lokalni organ, izvede več dogodkov, med katerimi so nekajdnevni premori?

Ne. Občina ali neprofitna organizacija, ki zastopa lokalni organ, mora izvesti projekt v enem kosu, ki lahko traja največ 21 dni. Projekt ne sme biti razdeljen na več dogodkov, med katerimi so nekajdnevni premori.

Primer upravičenega projekta: Projekt v kosu traja 9 dni in je sestavljen iz različnih dogodkov (npr. seminarjev, delavnic, pohoda, razstav, kulturnih večerov in športnih dogodkov).

Primer neupravičenega projekta: Projekt traja 13 dni. Od tega 5 dni potekajo aktivnosti. Naslednjih 5 dni ni programa (torej premor). Zadnje 3 dni pa potekajo zaključne aktivnosti.

10. Ali lahko v projektu nastopajo različne skupine ljudi, ki se udeležujejo različnih dogodkov?

Da. Pomembno je, da se projekta udeleži v e-prijavnici predvideno število mednarodnih udeležencev in da projekt traja v e-prijavnici predvideno število dni.

Primer: Projekt traja 9 dni in vključuje 60 mednarodnih udeležencev. Prve 3 dni se projekta udeleži skupina 20 mednarodnih udeležencev. Naslednje 3 dni se dogodkov udeleži druga skupina 20 mednarodnih udeležencev. Zadnje 3 dni se dogodkov udeleži tretja skupina 20 mednarodnih udeležencev. Pomembno je, da se projekta skupaj udeleži 60 mednarodnih udeležencev in da projekt v kosu traja 9 dni.  



Ukrep 1.2 Mreže pobratenih mest


1. Ali lahko projekt prijavi (tudi) mreža lokalnih skupnosti / občin, ki že obstaja?

Da. Projekte lahko prijavijo tako mreže partnerskih lokalnih skupnosti, kot tudi mreže, ki so v procesu nastajanja.

Tudi sicer je namen in cilj tega ukrepa krepiti zmožnost mrež ter jih uporabiti za razvoj tematskega in dolgotrajnega sodelovanja.

2. Ali lahko izvedemo projekt z več partnerji, čeprav imamo samo z enim sklenjen sporazum o pobratenju, z ostalimi sodelujočimi pa nimamo sklenjenega nobenega sporazuma?

Da. Pomembno je, da je izpolnjeno merilo upravičenosti glede števila sodelujočih partnerjev (projekt mora vključevati občine iz vsaj štirih sodelujočih držav, od katerih je vsaj ena država članica EU). Pri tovrstnih projektih je tudi pomembno zasledovati cilj in namen samega ukrepa, t. j. razvoj tematskega in dolgotrajnega sodelovanja med mesti/občinami.

3. Ali lahko sklenejo partnerstvo društva namesto lokalnih skupnosti?

Ne. Projekti, ki temeljijo na partnerstvu med društvi in drugimi nepridobitnimi organizacijami je možno v okviru Akcije 2, ukrepa 3 – Podpora projektom za katere dajo pobudo društva, zavodi, ustanove in druge nepridobitne pravne osebe zasebnega prava. V ukrepu 1.2 je možno izvajati le projekte, ki temeljijo na partnerstvu med občinami (lokalnimi ali regionalnimi organi).

4. Ali je določeno minimalno število dni trajanja projekta?

Minimalne zahteve, ki se nanašajo na projekt so:
- najmanj 30 povabljenih (mednarodnih) udeležencev,
- najmanj trije dogodki na projekt,
- najnižja dotacija je 10.000 EUR.

5. Ali so lahko razvojne agencije in regionalne agencije (ki so ustanovljene s strani občin) prijavitelji oziroma partnerji?

Da. Razvojne ali regionalne agencije so lahko prijavitelji oziroma partnerji, vendar samo v primeru, če zastopajo lokalne organe. Samostojno brez pooblastila lokalnega organa pa ne morejo biti niti prijavitelj niti partner.

1. Ali so javni zavodi in izobraževalne ustanove upravičeni prijavitelji, tudi če so financirani iz občinskega proračuna oziroma neposredno iz proračuna Republike Slovenije?
2. Kaj so organizacije civilne družbe?
3. Ali je prijavitelj lahko tudi javni zavod, ki ga je ustanovila občina (npr. mladinski center)?
4. Ali je mogoče pri projektu v obliki »Produkcije in realizacije« vključiti tudi dogodek (npr. konferenco, seminar, okroglo mizo…)?
5. Ali je mogoče pri projektih v obliki »Produkcije in realizacije« v 30% deležu lastnih sredstev upoštevati delo prostovoljcev in druge prispevke v naravi?
6. Ali morajo biti člani projektne skupine zaposleni ali lahko delajo honorarno oziroma prostovoljno?
7. Ali se lahko stroški zunanjih izvajalcev štejejo v 50 % delež stroškov dela? (Produkcija in realizacija)
8. Ali lahko za dogodek zaračunamo kotizacijo?
9. Ali morajo imeti prijavitelj in partnerji v projektu enak pravni status?
10. Ali je potrebno k dokumentom, ki jih je potrebno poslati po pošti, priložiti tudi dokazilo / namero o partnerstvu med organizacijami?
11. Ali se člani organizacijskega odbora prijavitelja lahko štejejo kot udeleženci v projektu?
12. Ali so obiskovalci dogodkov projekta tudi udeleženci v projektu?
13. Kako lahko prijavitelj dokaže, da ne more dobiti povrnjenega DDV-ja?
14. Ali lahko upravičenec začne izvajati aktivnosti pred rokom, ki je določen za začetek izvajanja projekta?
15. V primeru, da je rezultat projekta spletna stran, kako dolgo mora delovati?
16. Ali se lahko »Facebook« profil, ki je namenjen izključno projektu, šteje za komunikacijo orodje?
17. Ali je mogoče dogodek organizirati v državi, ki ni država prijavitelja?
18. Ali je mogoče organizirati projekt, katerega dogodki potekajo v različnih državah?
19. Ali je mogoče v okviru enega projekta izvesti več dogodkov?
20. Kako se delijo udeleženci v primeru, da je partner društvo, ki ima sedež v Sloveniji, njegovi člani pa so prebivalci drugih programskih držav programa EZD?
21. Ali morajo biti udeleženci projekta nujno člani prijavitelja ali partnerskih organizacij?
22. Ali obstajajo finančne omejitve, ki določajo višine zneskov, ki jih lahko prijavitelj navede v proračunu (npr. višina potnih stroškov, nastanitve, dnevnice ipd.)?
23. Ali mora imeti nevladna organizacija, ki prijavlja projekt, s partnersko organizacijo podpisan sporazum o sodelovanju ali kakšno drugo obliko sporazuma?


1. Ali so javni zavodi in izobraževalne ustanove upravičeni prijavitelji, tudi če so financirani iz občinskega proračuna oziroma neposredno iz proračuna Republike Slovenije?

Da. Upravičeni prijavitelji so vse organizacije civilne družbe, tudi če se financirajo iz občinskega ali neposredno državnega proračuna RS.

2. Kaj so organizacije civilne družbe?

Organizacije civilne družbe so v Vodniku po programu (str. 60) definirane kot sindikati, izobraževalne ustanove in organizacije, ki delujejo na področju prostovoljnega dela in ljubiteljskega športa (na primer nevladne organizacije, krovne organizacije, mreže, združenja in zveze, možganski trusti, univerze, verske organizacije).

3. Ali je prijavitelj lahko tudi javni zavod, ki ga je ustanovila občina (npr. mladinski center)?

Da. Glej odgovor na vprašanje 1.

4. Ali je mogoče pri projektu v obliki »Produkcije in realizacije« vključiti tudi dogodek (npr. konferenco, seminar, okroglo mizo…)?

Da. Tudi ko gre za projekt v obliki »Produkcije in realizacije« je mogoče organizirati dogodek, vendar mora biti projekt zastavljen širše. To pomeni, da dogodek ni osrednji rezultat projekta, temveč služi kot podpora glavnemu rezultatu (publikaciji, spletni strani, TV ali radijski oddaji, pripravi avdiovizualnega gradiva, javnomnenjski raziskavi, študijam, analizam, pripravi gradiv za izobraževanje in usposabljanje, uporabi novih informacijskih tehnologij idr.). Več o možnih dejavnostih v okviru projektov si lahko preberete v Vodniku po programu (stran 44–47).

5. Ali je mogoče pri projektih v obliki »Produkcije in realizacije« v 30% deležu lastnih sredstev upoštevati delo prostovoljcev in druge prispevke v naravi?

Ne. V 30% deležu lastnih sredstev se prostovoljno delo in drugi prispevki v naravi ne upoštevajo. Prav tako ni dovoljeno za isti projekt pridobiti dveh finančnih dotacij s strani Evropske unije (načelo proračuna Skupnosti »Ni dvojnega financiranja«).

Lahko pa v deležu lastnega financiranja upoštevate sredstva pridobljena s strani javnih organov, nevladnih organizacij, kotizacijo udeležencev, sponzorska sredstva, dobiček od prodaje publikacije idr. Pomembno je, da po koncu projekta ni bilo ustvarjenega dobička. V nasprotnem primeru bo Izvajalska agencija (EACEA) ustrezno znižala višino dodeljene dotacije.

6. Ali morajo biti člani projektne skupine zaposleni ali lahko delajo honorarno oziroma prostovoljno?

Člani projektne skupine imajo lahko znotraj organizacije različen status (zaposlena ali nezaposlena oseba, zunanji izvajalec, prostovoljni delavec, honorarni delavec idr.).

7. Ali se lahko stroški zunanjih izvajalcev štejejo v 50 % delež stroškov dela? (Produkcija in realizacija)

Ne. V omejitev 50% upravičenih stroškov dela se štejejo stroški zaposlenih oseb, ki so zaposleni z namenom izvajanja projekta, za čas trajanja projekta.

8. Ali lahko za dogodek zaračunamo kotizacijo?

Da. Za dogodek se lahko zaračuna kotizacija. V kolikor pa kotizacija ustvariti dobiček, bo Izvajalska agencija (EACEA) višino dotacije ustrezno znižala.

9. Ali morajo imeti prijavitelj in partnerji v projektu enak pravni status?

Ne. Prijavitelj in partnerji imajo lahko različen pravni status. Pomembno je, da prijavitelj in partnerji izpolnjujejo merila o izpolnjevanju pogojev, zapisana v Vodniku po programu.

Primer: prijavitelj je športno društvo, partner pa univerza in zasebni zavod.

10. Ali je potrebno k dokumentom, ki jih je potrebno poslati po pošti, priložiti tudi dokazilo / namero o partnerstvu med organizacijami?

Ne.

11. Ali se člani organizacijskega odbora prijavitelja lahko štejejo kot udeleženci v projektu?

Da. Člani organizacijskega odbora prijavitelja projekta se lahko štejejo kot udeleženci.

12. Ali so obiskovalci dogodkov projekta tudi udeleženci v projektu?

Ne. Obiskovalcev dogodkov projekta se ne more šteti kot udeležence. Udeleženci projekta so tiste osebe, ki aktivno sodelujejo v programu oziroma ga sooblikujejo.

13. Kako lahko prijavitelj dokaže, da ne more dobiti povrnjenega DDV-ja?

DDV velja kot neupravičen strošek, razen če lahko prijavitelj dokaže, da ne more dobiti povrnjenega. To dokaže z izjavo, kjer navede razloge, zaradi katerih to ni mogoče in jo podpiše.

14. Ali lahko upravičenec začne izvajati aktivnosti pred rokom, ki je določen za začetek izvajanja projekta?

Ne. V Vodniku po programu je za vsak prijavni rok navedeno obdobje upravičenosti (t. j. kdaj se morajo projekti začeti izvajati). To pomeni, da se pred začetkom tega obdobja niti dogodki niti nastali stroški ne bodo šteli za upravičene.

15. V primeru, da je rezultat projekta spletna stran, kako dolgo mora delovati?

Izvajalska agencija (EACEA) v zvezi s tem ne postavlja omejitev.

16. Ali se lahko »Facebook« profil, ki je namenjen izključno projektu, šteje za komunikacijo orodje?

Ne. »Facebook« profil projekta se ne more šteti za samostojno komunikacijsko orodje. »Facebook« profil se lahko šteje kot orodje širjenja vidnosti in odmevnosti projekta.

17. Ali je mogoče dogodek organizirati v državi, ki ni država prijavitelja?

Da. Dejavnosti lahko potekajo v katerikoli državi, ki sodeluje v programu.

Primer: prijavitelj je iz Slovenije, partnerja pa iz Španije in Finske. Projekt lahko poteka v Grčiji.

18. Ali je mogoče organizirati projekt, katerega dogodki potekajo v različnih državah?

Da. Pomembno je, da so kraji odvijanja dogodkov napisani v e-prijavnici.

Primer: dogodek dva dni poteka v Sloveniji, tretji dan pa v Italiji.

19. Ali je mogoče v okviru enega projekta izvesti več dogodkov?

Da. V okviru enega projekta se lahko izvede več dogodkov, ki se lahko odvijajo na različnih lokacijah in v različnih programskih državah programa EZD. Prav tako se lahko dogodki izvajajo v različnih časovnih obdobjih, pri čemer se mora projekt začeti izvajati v obdobju upravičenosti in lahko traja največ 18 mesecev.

Primer: projekt sestoji iz treh dogodkov. Prvi se odvija v januarja Makedoniji, drugi maja v Belgiji in tretji oktobra na Češkem.

20. Kako se delijo udeleženci v primeru, da je partner društvo, ki ima sedež v Sloveniji, njegovi člani pa so prebivalci drugih programskih držav programa EZD?

V tem primeru se društvo ne šteje kot partner iz tujine (saj ima sedež v Sloveniji), medtem ko se udeleženci štejejo kot mednarodni udeleženci (saj imajo prebivališče v drugi državi). Pri tem je potrebno opozoriti, da če mednarodni udeleženci prihajajo iz držav, ki niso programske države programa EZD (npr. Srbija, Bosna in Hercegovina, Črna Gora, Kosovo, Ukrajina idr.), se le-teh v projektu ne more upoštevati kot upravičene udeležence.

V primeru, da je takšno društvo edini projektni partner slovenskega prijavitelja, projekt ni upravičen, saj mora v projektu sodelovati vsaj en partner iz druge upravičene programske države (pomeni, da mora biti sedež partnerja registriran v drugi upravičeni programski državi).

21. Ali morajo biti udeleženci projekta nujno člani prijavitelja ali partnerskih organizacij?

Ne.

22. Ali obstajajo finančne omejitve, ki določajo višine zneskov, ki jih lahko prijavitelj navede v proračunu (npr. višina potnih stroškov, nastanitve, dnevnice ipd.)?

Zgornjih mej višine stroškov ni, čeprav Izvajalska agencija (EACEA) priporoča, da upoštevate stroškovnik, ki ga najdete tukaj. Pri načrtovanju proračuna je potrebno računati v okviru realnih stroškov ter znotraj okvirov ustaljenih plačilnih/stroškovnih praks prijavitelja.

23. Ali mora imeti nevladna organizacija, ki prijavlja projekt, s partnersko organizacijo podpisan sporazum o sodelovanju ali kakšno drugo obliko sporazuma?

Ne. Organizacija prijaviteljica ne potrebuje sklenjenega sporazuma s partnersko organizacijo.

1. Ali so v Akciji 4 upravičeni tudi projekti, ki se nanašajo na fašizem?
2. Ali je mogoče prijaviti v Akcijo 4 projekt, ki ne vključuje mednarodnih partnerjev?
3. Kje je mogoče najti primere že izvednih projektov v akciji 4?
4. Ali je obnova/restavracija spomenik iz obdobja nacizma ali stalinizma upravičen strošek?


1. Ali so v Akciji 4 upravičeni tudi projekti, ki se nanašajo na fašizem?

V Vodniku po programu (stran 48) je zapisano, da bodo na podlagi te akcije podprti projekti naslednjih vrst:

- projekti, ki se nanašajo na ohranjanje glavnih krajev in spomenikov, povezanih z množičnimi deportacijami, nekdanjimi koncentracijskimi taborišči in drugimi kraji, na katerih so nacisti množično mučili in pobijali ljudi, in arhivov z dokumentacijo o teh dogodkih, ter projekti za ohranjanje spomina na žrtve in tiste, ki so v skrajno težkih razmerah reševali ljudi pred holokavstom;

- projekti, ki so povezani z ohranjanjem spomina na žrtve množičnih pobojev in deportacij v času stalinizma.

Projekti, ki se nanašajo izključno na fašizem, v okviru te akcije niso upravičeni.

2. Ali je mogoče prijaviti v Akcijo 4 projekt, ki ne vključuje mednarodnih partnerjev?

Da. Prijavljeni projekti v Akcijo 4 niso nujno mednarodne narave. Možno je prijaviti projekt, ki se izvaja zgolj na lokalni oz. nacionalni ravni.

3. Kje je mogoče najti primere že izvednih projektov v akciji 4?

Primere že izvednih slovenskih projektov lahko najdete v spletni galeriji projektov programa Evropa za državljane.

Publikacije primerov izvedenih projektov prijaviteljev iz drugih programskih držav:

- Avstrija: http://ec.europa.eu/citizenship/pdf/doc1215_en.pdf (v angleškem in nemškem jeziku);

- Nemčija: http://ec.europa.eu/citizenship/pdf/mstates_de.pdf (v nemškem jeziku).

4. Ali je obnova/restavracija spomenika iz obdobja nacizma ali stalinizma upravičen strošek?

Obnova ali restavracija spomenika je upravičen strošek, v kolikor je del projekta, ki se nanaša na ohranjanje glavnih krajev in spomenikov, povezanih z množičnimi deportacijami, nekdanjimi koncentracijskimi taborišči in drugimi kraji, na katerih so nacisti množično mučili in pobijali ljudi, in arhivov z dokumentacijo o teh dogodkih, ter projekti za ohranjanje spomina na žrtve in tiste, ki so v skrajno težkih razmerah reševali ljudi pred holokavstom.